Тема номера: Юридический офис

Корпоративная информационная система в юридической фирме

Когда руководители принимают решение о применении информационных систем перед ними встает нетривиальная задача.

Как решается эта задача, зависит от конкретных условий на конкретном предприятии. Как и в любой другой сфере, здесь требуется грамотный подход и правильный выбор. Реализовать на практике принятое решение под силу только специалистам, но даже им порой бывает сложно решить поставленную задачу, исходя из многочисленных требований и нюансов.

Ввиду сложности задачи наиболее логичным и, как показывает практика, наиболее успешным представляется подход, когда автоматизируются наиболее важные, трудоемкие и критичные по времени участки в общем рабочем потоке. При таком подходе Вам будет легче оценить стоимость и сроки разработки, внедрения информационной системы, повысится вероятность того, что проект (комплекс, включающий в себя как минимум постановку задачи, реализацию и внедрение) будет воплощен в жизнь и начнет приносить пользу Вашему делу.

К счастью, для решения узкого круга задач уже существуют готовые разработки, которые можно купить в магазине делового программного обеспечения, установить, изучить документацию и приступить к работе. К таким готовым решениям относится и система учета выполненных работ и подготовки счетов TimeCost (разработчик Economic Systems)

Наглядной иллюстрацией, демонстрирующей, какие результаты может дать использование системы TimeCost в области учета работ, послужит пример внедрения данной системы в крупной юридической фирме. Юридическая фирма «АНК» работает в сфере профессиональной юридической практики и оказывает широкий спектр юридических услуг своим клиентам с момента своего создания в 1996 году. Уже в 2000 году фирма (единственная в Одессе и Южном регионе Украины) вошла в число пятнадцати лучших юридических фирм страны.

Среди клиентов фирмы — украинские и зарубежные компании, занимающиеся оказанием транспортно-экспедиторских и стивидорных услуг, производством продукции и торговлей, страховой деятельностью, банковским делом. Фирма обслуживает предприятия и организации, офисы которых находятся в Англии, Германии, Австрии, Швейцарии, Греции, Израиле, ряде других стран, а также украинские предприятия и организации.

Штат юридической фирмы «АНК» состоит из юристов, налоговых консультантов, экспертов по международным и национальным стандартам бухгалтерского учета, переводчиков, адвокатов, аудиторов.

В связи с увеличением численности сотрудников и объемов оказываемых услуг в фирме назрела необходимость автоматизировать трудоемкий учет большого количества выполненных для клиентов работ, а также подготовку на основании этого учета и системы применяемых тарифных ставок счетов за оказанные услуги.

О том, как была выполнена данная задача, рассказали сами представители фирмы «АНК», компании Economic Systems и «Форт. Одесса».

Юридическая фирма «АНК», г. Одесса, тел.: (0482)348-716

Александр Кифак – директор юридической фирмы «АНК», г. Одесса:

– Никто не будет спорить с утверждением, что деньги, которые берутся за какую-нибудь услугу, должны соответствовать ее качеству, своевременности, сложности, объему затраченных усилий. Но при больших объемах и внушительной клиентской базе без использования специальной системы учета работ получить объективную картину состояния дел бывает очень непросто, либо на это тратится слишком много времени квалифицированных сотрудников. Рассматривался даже вопрос о том, чтобы пригласить и обучить отдельного сотрудника для выполнения данной работы.

С внедрением автоматизированной системы учета работ TimeCost ситуация существенно улучшилась. Резко сократилось время, затрачиваемое на подготовку счетов и сопутствующих документов (надеюсь, что это оценят и наши клиенты), появилась возможность объективного анализа деятельности как фирмы в целом, так и каждого ее сотрудника в частности, а также дополнительные возможности контроля за ходом выполнения работ. Теперь, в случае благоприятных условий на рынке наших услуг, в этой части мы готовы к росту.

Алла Шафир – главный бухгалтер юридической фирмы «АНК», г. Одесса:

– Раньше приходилось делать эту работу вручную. Представьте себе, перед вами пачка отчетов сотрудников за прошлый месяц. В пачке 300-400 листов, она почти такая же толстая, как продаваемая в канцелярских магазинах бумага для ксероксов. И каждый лист – отчет сотрудника за рабочий день: от 2 до 5-7 услуг, выполненных юристом для разных клиентов с подробным описанием того, что сделано, указанием затраченного времени. И все это написано от руки далеко не каллиграфическим почерком. И Вам нужно обработать эти отчеты и в результате подготовить счета клиентам фирмы.

Кроме того, что нужно выбрать и сгруппировать услуги по каждому клиенту, подсчитать итог по общему затраченному времени, умножить на тариф (который может меняться в зависимости от сложности и вида работ, конкретного задействованного сотрудника, условий договорных отношений с клиентом и т.д.) и, таким образом, получить предварительную сумму счета клиенту, – еще могут быть работы, которые выполнялись в позапрошлом месяце и оплата по ним (как и применение соответствующей тарифной ставки) была отложена «до выяснения» (например, удовлетворения судебного иска).

Далее следует согласование: принятие решения о том, какие работы подлежат оплате, по каким оплату нужно отложить, какие работы уже оплачены в виде абонентской платы или не будут вовсе оплачиваться клиентом. В результате выходим на сумму счета и готовим бумаги (как минимум счет, акт выполненных работ, налоговая накладная. Иногда клиенты хотят видеть подробную расшифровку к счету).

А теперь представьте, что у Вас около 20 сотрудников и более 100 постоянных клиентов! Объем работы, пусть даже с использованием Excel, просто огромный, и раньше у нас на это все уходило до двух недель и более. Это я говорю о систематической работе. А если нужно подготовить сводку на текущий момент или за прошлый период! При всем этом сдачи обязательной отчетности никто не отменял.

С того момента, как мы внедрили автоматизированную систему, весь процесс подготовки счетов занимает 2-3 дня с учетом согласований. Оперативную информацию для отчета перед руководством можно получить практически моментально, – нажав пару кнопок.

В общем, мы очень довольны.

Владимир Троценко — технический руководитель «Форт. Одесса», филиал 1С.Франчайзи «Лаборатории автоматизированных систем управления «ФОРТ», г. Киев, г. Одесса, тел. (048) 777-34-26

– Интересное и оригинальное решение. TimeCost является, по сути, полноценной учетной системой для средних и больших организаций, оказывающих услуги и осуществляющих расчеты с клиентами на почасовой основе. Автоматизированная система хорошо продумана, что позволяет легко научиться работать с ней. Хотелось бы заметить, что использование в организации такой или подобной информационной системы является если не обязательным, то крайне желательным условием при прохождении сертификации по системе качества ISO 9001. Здесь я опираюсь на собственный опыт сертифицирования по системе качества (система качества, используемая в «Лаборатории «Форт», получила сертификат соответствия стандарту ISO 9001:2000 №1073-2001-AQ-HEL-FINAS).

Разработчикам удалось добиться снижения стоимости системы и при этом обеспечить выполнение требований по защите конфиденциальной информации. Этого удалось достичь за счет эффективного совместного использования платформы «1С:Предприятие» со специализированной конфигурацией TimeCost и специальной компоненты «Регистратор отчетов».

Разработчик: Компания Economic Systems, г. Одесса, тел. (048) 743-40-06:

«Наш подход к какой-либо разработке строится на понимании отличия программы от программного продукта. Программа может хорошо работать, но не быть полезной в реальной жизни. Программный продукт должен помогать людям решать повседневные задачи, что требует скрупулезного и детального изучения предметной области. Жизненный цикл программного продукта должен измеряться годами, и каждый, кто им пользуется, должен быть обеспечен квалифицированной поддержкой. Мы задумывали TimeCost именно как серийный программный продукт, который потребует минимальной настройки и будет отвечать тому, чего от него ожидают пользователи».

Комментарии: »